プロデューサー川畑直人の正直しんどい！vol.2 〜担当者がつかまりにくい！〜

「川畑直人の正直しんどい」シリーズの第2弾です。第1弾の「クライアントと意思疎通がとれない」編ってどれだけの人が見てくれたんだろう…と思いつつ、かなり間が空いてしまってのですが久しぶりに執筆します！

今回のテーマは「営業担当者（エレファントストーンを含む）って連絡つきづらくない！？」です！
これ…自分もよく言われるんですよね…営業マンとしては失格なのはもちろん理解しつつ、自分も「連絡つかないな」と感じることがあるため、「じゃあ逆にどうやったら連絡がとれるのか？」を自分なりに分析してみました。

少しでも、日頃お付き合いいただいている皆様のお役に立てば幸いです。では、いきましょう！

かくいう僕も、営業担当なので状況がよくわかります

担当者との連絡がスムーズにとれないと、プロジェクトの進行に遅れが出てしまいますよね。エレファントストーンでも「お客様から連絡がきたらすぐに繋げるように」と全メンバーが努力しているはず。社会人として、会社のフロントマンとして、連絡を怠るのはマイナスでしかないですからね。

できる営業マンって基本的にレスが早いです。僕は日頃様々なお客様と連絡を取り合っていますが、速攻でメールの返信が届いたり折り返しの電話が来たりする人は一緒に仕事をしていて気持ちが良い！これを逆の立場になって考えてみると、すぐに確認をとりたいのに連絡が来ない…と相手から信用を失うことは、最終的に会社の損益にも紐づくことになります。

そのため、今回の記事では連絡が滞ってしまいがち…という方のために「どうやったら業務上発生する連絡がスムーズになるか」をご紹介したいと思います。（エレファントストーンのメンバーにも読んでもらいたいですね！）

今回はエレファントストーンのプロデューサーを例に挙げて、お客様との連絡対応において日頃どんな工夫をしているか、してもらっているか、をお伝えしていきます。

工夫① 相手にとっての最適なコミュニケーションを想像する

「案件打ち合わせ5割・撮影2割・社内打ち合わせ3割」

これは、年間でみた僕の業務の割合です。1日5件以上お客様と打ち合わせをしていたり、撮影に同行していたりして、1日の内すぐに連絡対応ができる時間帯は限られています。かつ、新人の教育やチームの管理のための社内の打ち合わせもたくさん…

お客様から電話をもらった際にショートメッセージで「後で折り返します」とご連絡すると、「いつも打ち合わせしてない？」とお言葉をいただくことも…すみません…逆にワンコール以内で電話をとると8割ぐらいの確率で「珍しい！電話にでた！今日は暇なの？」ってお声がけをいただきます…この印象はよくない…

本当に打ち合わせが多いと感じる日々ですが、僕がそうなのだから、きっと打ち合わせが多くて色々な連絡が滞りがち…という方は多くいらっしゃるのではないかと想像します。そして、そんな担当者の方との連絡をスムーズに行うには「相手は忙しい」と状況を想像することがまず大切です。相手の状況を想像しておくことで、「今この情報を伝えた方が良いかも」「メールで送った方が早いかも」と最適なコミュニケーションの仕方が変わってきます。

（最近入社した新卒によく「相手の立場に立って行動する！」と伝えていて、この記事を書きながら特大のブーメランのように自分の不甲斐なさを痛感しました…）

工夫② 1番スムーズなコミュニケーション方法を相手に伝えておく

「会社ではなく携帯へのご連絡を！」

僕がお客様とやりとりする時は最初にこうお伝えすることが多く、7年ほどこの業界で働く中での自分なりの連絡スムーズ化の1策になっています。超基本的ですが、会社の代表番号にご連絡いただいて「出られなかった…」を防ぐための対策です。逆も然りで、僕もお客様が肌身離さずお持ちであろう携帯にご連絡しています。

「SMSやチャットツールを使いましょう！」

基本的にお客様とのやりとりはメールがベースとなりますが、何か緊急の場合にはSMSが便利です。これも当たり前に感じますが、実際できている人って少ない気がします。緊急の時ほどすぐに回答が欲しい分、電話が選ばれがちですが僕の場合、「今撮影現場だから電話出れない…」という事態は多く発生します。そうなんです。本当に出れない場面が多いのがこの映像制作の業界なんですよね…

だからこそ、僕は事前に自分とお客さまにとって1番スムーズであろうコミュニケーション方法をご提案し、気軽に送れるSMSやチャットツールでご連絡いただくことですぐにアクションできるようにしています。

工夫③ メイン担当者に連絡がつかない場合は他関係者にアプローチする

あと、もう一つの解決策はメイン担当者ではない他の関係者に連絡をすること！です。

例えば、エレファントストーンではプロデューサーとディレクターがペアで映像制作のプロジェクトに対応させていただくケースが多く、主にお客様とのやりとりはプロデューサーが行います。とはいえ、プロデューサーに繋がりにくい場合もあるため、そんな時は職種の垣根を超えてディレクターと直接やりとりしていただくかたちをとっています。

実は、以前は「連絡は基本的にプロデューサーから！」と暗黙のルール的な雰囲気がありました。ただ、そのルールによりお客様とのやりとりが遅れてご迷惑をかけてしまう、というケースが無いよう、今はディレクターも積極的に連絡をとるよう意識統一しています。

窓口を広げることで、お客様も僕たちもスムーズにやりとりができるように。これはエレファントストーンが特例という訳ではなく、普段やりとりをしている担当者じゃないから…と遠慮せずにコンタクトすることが、案外双方にとって有意義なケースも多いように感じます。

まとめ

いかがでしょうか。

今回の記事でこのテーマを取り上げると、できていないことをわざわざ広めることになってしまうのではないか…と思いながら赤裸々に執筆してみました。

「仕事をする上で連絡が取れないって、ダメじゃん！」と思いますが、皆さんどうしても連絡できない時があると思います。だからこそ、僕も日々お客様とやりとりをする際に相手の立場を理解した上でどうやったらすぐに返信がくるかなーと考えながら働いています。全国の忙しい方に少しでも「分かる！」と思っていただけたらと思います。

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