絶対やるべき！Notionを活用した映像制作の案件管理【社内編】

私はディレクターという立場で映像を制作しているのですが、一方でNotionを社内に浸透させる「Notion委員会」としても活動しています。
会社のNotionページの構造を考えたり、プライベートでもNotionを使って買い物リストを作ったりとどっぷりNotionに浸かっております。

以前、Notionについては我らが「Notion委員会」委員長の石田が、Notionを活用した映像制作の案件管理【外部パートナー編】  を紹介していましたが、今回はNotionの活用により社内で案件進行を円滑にする方法をご紹介します！

社内の案件共有のためにNotionを活用している理由

①すべての案件情報をNotionに集約できる

案件を進行する上では、プロジェクトメンバー、打ち合わせの議事録、制作物のリファレンス、スケジュールなどの様々な情報を行ったり来たりする必要があります。Notionではこれらの情報を一つに集約し、ストックすることにより求める情報にすぐにアクセスできるような環境を整えることができます。

また、社内とはいえ進行の途中で新たなメンバーがプロジェクトに参加することは珍しくないですよね。案件情報がNotionに集約されていれば、新たに参加したメンバーでもすぐに案件の概要を理解することが可能です。

②知識の属人化（※1）を防ぐことができる

これは①の延長でもありますが、例えば継続的にお仕事をいただいているお客様であれば、「過去に伝えたことだからわかってるよね」という前提で依頼をいただくことがあります。そんな過去の情報も特記事項として案件ページに記載しておくことで、トラブルの芽を摘むことができます。

※1 属人化：特定業務に関する手順や状況などの情報を作業担当者しか把握できておらず、周囲に共有されていない状態のこと。「担当者の違いにより製品の品質に差が生じる」「担当者不在で対応方法がわからない」などは、属人化が引き起こすトラブルの典型例。

③全員が同じフォーマットで管理できる

Notion上でテンプレートを作成しておけば、新たに案件ページを作るときもワンクリックで整理されたページを作成することができます。

また、担当者ごとに体裁が異なる場合は、最初にそのページの仕様を把握することからスタートする必要があるため全てを把握するまでに時間がかかりますが、テンプレートを作成して全員が同じフォーマットで管理すれば、ページを理解するスピードを早めることができるだけでなく、認識のずれを減らすことも可能です！

社内の案件共有のために作成しているページの要素

今回はNotionを使って円滑に案件を進行するための「案件ページ」のつくり方を紹介します。

ただここからはあくまで映像制作会社が案件を進行する上で、選別に選別を重ねて生き残った歴戦の要素の紹介になりますので、ご自身で案件ページを作成する際は、ぜひ自分好みにカスタマイズした案件ページを作成してみてくださいね！

カスタマイズすればするほど楽しくなるNotion沼にハマりましょう！

案件ページのつくり方の前提として、アクセス頻度の高い要素から順番に上に配置していくことが大切になってきます。というのも、Notionは社内の皆が使用することでよりその力を発揮します。求めている情報へ辿り着く時間=アクセス速度が遅いと「Notionより他のツールの方が使いやすいなー」と思われてしまい、使わない人が出る可能性があります。

それを防ぐためにも情報へのアクセス速度を重視して案件ページを構成し、「あの情報見たいなー、Notion開こう！」という思考回路を作ってあげることが肝です。
もはや思考せずにNotionを開くくらいを目指しても良いかもしれません！

さて、映像制作会社であるエレファントストーンでは上から順番に

• 基本情報(普段は隠しておく)
• 議事録とメモ
• スケジュール
• 原価表
• 外部共有用ページ

でページを構成しています。

基本情報

一番上にくる基本情報には参加メンバー、予算、ステータスなどの情報を記載しておきます。ここではプロパティ（※2）を使用してあらかじめ表記したい項目を設定できるようにしておき、特記事項などに関しては案件ごとに文章で記載しておくと良いと思います。

応用ですが、プロパティで基本情報を入れておくと案件ページを一覧表で整理することが可能になります。上手く活用すれば、案件一覧表に存在する社内の全案件の内、自分の案件だけを表示させるようにすることもできるので、非常に便利です。

※2 プロパティとは、データベースに情報を保存していく際にその情報を特徴別に分類し、整理しやすくするもののこと。

議事録とメモ

議事録とメモは一番更新頻度が高い情報です。そのため、打ち合わせの議事録をページの上部に溜めておくことはもちろん、制作物の内容を考える際に使用するメモページをここに作成しています。
ここでも議事録のテンプレートを作成しておくことで、全社員の打ち合わせの質の底上げにつながります。

スケジュール

次にスケジュールです。スケジュールは、Notionにもともとあるタイムラインというフォーマットで管理することもできますし、Excelで作成したものをpdfで書き出し、それを埋め込む、もしくはスプレッドシートであればそのまま埋め込むこともできます。

原価表

原価表も数値が変動することが多いので、弊社ではスプレッドシートで作成後、そのリンクをNotionに埋め込む形で社内共有しています。

外部共有ページ

最後に外部共有ページです。ここに関しては前回の記事を参照ください！

前回記事：Notionを活用した映像制作の案件管理【外部パートナー編】  

エレファントストーンでは現在、上記の形で案件ページを作成しています。会社やページを使用する人の性質に合わせ、使用頻度とアクセス速度を意識して案件ページをカスタマイズしてみると、誰でも使用しやすいページになっていくと思います！

社内共有にNotionを活用して感じる効果/難しさ

Notionで案件を管理して実際に感じる効果はやはり、業務の効率化と属人化の解消です。
業務の効率化や属人化の解消を叶えるためのデータベース的な情報管理の方法やテンプレート機能を使用するには少し勉強が必要ですが、ここの理解が深まれば深まるほど、受ける恩恵はより大きくなります。
この発展の可能性を持っているところがNotionの楽しい部分でもあります！

ただ、もちろん使用する上で難しい部分もあります。前述したようにNotionで効果的に案件管理をするためには、「プロジェクトメンバー全員がNotionを使っていること」が鍵になってきます。一人で案件管理をNotionで行なっていても、Notionの強みである「情報をストックできること」や「複数人が同時に編集できること」による恩恵を受けづらいです。

エレファントストーンで、私のようなNotionを普及させるためのNotion委員会なるものが存在しているのはそのためです。
今まで使っていたツールから急にNotionに乗り換えるのに気が進まないメンバーがいたり、Notionにとっつきにくさを感じて使わないメンバーがいるのもある程度仕方のないことと思っています。

そのため、Notionを使用するメリットについて徐々に浸透させ、社内の皆が使いたくなるようなページ構成を追い求める努力が必要です！

まとめ

ここまで長々とお付き合いいただきありがとうございます！

細かい話をつらつらとさせていただきましたが、一番伝えたいこととしてはNotionって楽しい！ということです。

社内のメンバーが使いやすいシンプルなページをシンプルな構造で作成することもできますし、逆にめちゃくちゃ複雑なシステムを組み上げていくような楽しみ方もできます。私は社内の皆が使用する案件ページはシンプルに作り、個人のタスクを管理する個人ページは案件ページと紐付けつつ、複雑なシステムを組み上げて楽しんでいます。笑

Notionの使い方に難しさを感じている方の参考になっていたら嬉しいです！