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絶対やるべき!Notionを活用した映像制作の案件管理【外部パートナー編】

絶対やるべき!Notionを活用した映像制作の案件管理【外部パートナー編】

こんにちは!エディターの石田です!

僕は現在、社内で「Notion委員会」として、Notionの認知を広げるべく情報共有ページを作成したり、案件の整理ができるページを作成したりしています。Notionを扱うたびに、その魅力を感じています。

最近では「Notionからお金もらってる?」と聞かれるくらい社内でNotionの話をしています…!

そこで本日は、Notionを活用して、外部パートナーとの連携を円滑にする方法をご紹介できればと思います。

これだけは外せない、円滑に進行するための共有項目

僕が以前、商品紹介動画、40商品分(40本)を外部パートナーと編集を分担して作成したときの経験を踏まえて、制作をスムーズに進めるためのおすすめ共有事項を3つご紹介します。

1. 案件概要

案件概要は、編集だけの外注とはいえ、「どのような人に」「何のために」「何を」伝えたいのかなど、共通認識としてずっと持っておきたい情報です。

それをもとにアニメーションを考えたりデザインを考えたりするため、案件概要はすぐに確認できるよう共有ページに追加するのをおすすめします。

 

2. スケジュール

これは共有Notionページを開いたときに一番に見える位置に配置するべきだと思っています。気になる情報を見るたびにスケジュールを意識する。制作を確実に進めていくためにこの意識は忘れてはいけません…!

先述した「1. 案件概要」と重要度は同等だと感じているため、ページ上ではどちらも最初に見える位置に配置しています。

 

3. 編集環境の情報

見落としがちですが、編集データを共有する際、お互いの編集環境を揃えないとエラーが発生してしまうことがあります。

例えば、WindowsなのかMacOSなのか。AfterEffectsのバージョンはいくつのものを使用しているのか。あるいは、英語版で動作させているのか日本語版なのか、プラグインは何を使用しているのか、さらにフォントは何を使っているか、などなど。

これらを揃えることで自分と外部パートナーのどちらがデータを開いても、エラーなく同じ結果を得ることができるようになるので、編集環境の情報共有もNotionでまとめておくと便利です。

データの共有もNotionで!

Notionの大きな強みとして、「情報を振り返りやすい、情報が流れていかない」という点が挙げられます。素材データや、プロジェクトデータなど、メールやチャットで直接共有していませんか?

これらも一度Notionのページで整理してから、ページリンクをそのまま共有するのがお勧めです。そうすれば、データが必要な時はそのページにいけばすぐにデータを探してもらうことができます。パートナーと「素材をもらった/もらっていない」などのやり取りや確認の手間を削減することもできます!

送るときには少し手間かもしれませんが、より確実に抜け漏れなく進行させるために、ぜひNotionを使ったデータ共有を実践してみてください。

また、これはパートナーに共有するだけでなく、自分自身のデータ管理にもとても役立ちます。パートナーからデータをもらう時も、同様の方法で送ってもらうと管理しやすく良いのかなと思います。

(Notionに添付できるデータは制限がある場合もありますので、クラウドストレージを利用したファイル共有サービスと併せて使うと快適かと思います!)

Notionで外部と共有する際の注意点

最後に、Notionページを共有する際の注意点です。

Notionには「Webで公開」という機能があり、相手がNotionユーザーでない場合でも、Webページ的に共有することができます。ただし、一歩間違えればクライアントの大切な情報をネット上に公開してしまうことになるので、設定はしっかりと確認しましょう。

「Webで公開」はページ右上の「共有」から使用することができます。

1. 共有されるページの確認

「Webで公開」は、ページ内がそのまま公開される設定です。ここで注意する点は、ページ内に別ページを作成していた場合、そのページも共有されてしまう、ということです。

親となるページを公開したら子となるページも一緒に公開される。これには十分ご注意ください。

2. 親ページに遡れてしまう場合が…

ややこしいのですが、子ページだけ共有したつもりが、親ページがWebで公開されていたために、子ページから親ページに遡れてしまう、という落とし穴があります。

注意点①の画像で説明すると、納品チェックリストページ内で、共有リンクを発行してパートナーに送ったとします。こちらの意図としては納品チェックリストだけを共有したつもりですが、親となるZOOREL映像制作ページがWebで公開されていたために、子ページのリンクから親ページに戻ることができてしまうのです!

親ページにいくと「提出データリスト」「共有データリスト」など、他の子ページも見れるようになってしまうのでご注意ください。

そんな時は、次に紹介する「権限の設定」を行いましょう!

3. 権限の設定

Webで公開をオンにすると、リンクをもらった人にどこまでの操作を許可するか決めることができます。特に必要がなければ、すべてオフで良いと思いますが、「コメントを許可」だけオンにして、不明点にコメントしてもらうなどの使い方も便利です。

また、こちらはページごとの設定が可能なので、親ページはすべてオフ、チェックリストページは編集可能などとしてもよいと思います。

これらに気を付けて、不慮の情報流出などを防ぎましょう!

まとめ

ここまでご覧いただきありがとうございます。Notionって本当に自由度が高いので、使い方の幅が無限大なんですよね…!

今回は外部パートナーとの連携ページについてご紹介いたしましたが、僕は日ごろのスケジュール管理や打ち合わせのメモなどもすべてNotionで行っています。それらもまたいつか、ご紹介できればと思います!

Notionを使ったことがないという方も、めちゃくちゃ便利なのでぜひ試してみてください!

この記事を書いた人

石田正悟
エレファントストーンのエディター

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