【映像プロデューサーのNotion活用方法】クライアントへの営業や資料共有をスムーズにして営業活動を効率化！

ZOORELを運営するエレファントストーンには社内でいくつかの分科会があります。
納品データの管理、納品フローの検討を行う納品委員会、社内クリエイティブを統括するクリエイティブ委員会などなど。
私、木村はNotion委員会に所属しており、本日はその活動の一環でもある映像プロデューサーとしてのNotion活用術をご紹介しようと思います！

そもそもNotion、そして映像プロデューサーの仕事って？

そもそもNotionって？

Notionって近頃よく耳にするけど、何？？そんな人も多いのではないでしょうか。

Notionとは、メモやタスク管理、データベース、社内Wikiなど、仕事で使うさまざまなツールを1つにまとめた「オールインワンワークスペース」と言われるアプリケーションです。

エレファントストーンでもNotionを活用して、各チームのタスクや案件管理、議事録の作成、社内ルールの取りまとめなどを行なってます。個人的に何かわからないことがあればまず開くのがNotion！というほど、色々な情報が集約されてます。

映像プロデューサーは何をするの？

私はプロデューサーチームに所属してますが、映像プロデューサーの業務内容としては、

進行中の案件のスケジュール/コスト/リスク/クオリティなどの管理、お客様とのやりとり、相談案件の見積もりや事例のご提示、制作スタッフのアサイン、企画のご提案、休眠顧客への営業活動などがあります。

お客様と制作チームの橋渡しのポジションになるため、普段は1日の大半を打ち合わせやメールなど、お客様とのコミュニケーションに時間を使ってますが、様々な業務をスムーズに進めるために活用しているのがNotionです。

映像制作会社ならではの資料作成、映像共有の悩み・・・

以前は新規のお客様に対して参考映像を提示する際に、パワーポイント（以下、PPT）の会社紹介資料の中に映像を埋め込み、打ち合わせの際にすぐに再生できるよう準備を進めていました。

しかし、映像を埋め込んでいるためpptでは重すぎて送付が難しい、一方PDFで送る場合も、再度映像リンクを貼りつけて送付、と二度手間になってしまう課題が・・・

またPDFで送付しても、打ち合わせ後にお客様が資料をダウンロードして、再度内容を確認いただけるのかな？など疑問に思っていました。

既存のお客様からも「〜に関連する映像の実績ありますか？」とご相談をいただくことが多いですが、以前も同じような映像をメールでお送りしたな、と感じたり・・・
とはいえ、膨大なメールから遡るのも大変だろうなという思いもあり・・・

お客様に対する資料作成や映像を共有することに関して、課題感を常に感じていました。

そんな時に、ふと「Notionを使えば打ち合わせ準備の工数も減り、お客様にとっても見やすくなるのでは？」と思い立ち、お客様用展開ページを作成することを始めました。

お客様にとっても活用しやすい資料共有を実現したNotion活用法をご紹介！

前置きが長くなってしまいましたが、ふと「お客様に対してもNotionを活用すれば前述した課題を解決できるのでは？」と思い、実際に活用してみることにしました。ここからは、実際に私が使っているお客様展開ページのサンプルを使いながら、Notion活用法をご紹介したいと思います。

初回MTG資料の共有

私が新規のお客様とのアポが取れた際、打ち合わせ準備のために一番はじめにすることはお客様ページの作成です。

以下のようにいつも使っている会社紹介資料やリール、相談内容に合わせた参考映像などを記載します。こちらのページはコピペで完了できるようテンプレート化しており、場合によってはヒアリングした内容を、お客様との間で認識の齟齬が生じないよう、このページに記載することもあります。

既存顧客への実績共有

既存のお客様から参考映像の提示を依頼された際もNotionを活用しており、予算別、演出別に映像を記載したり、お客様にとってわかりやすい構成にすることを意識してます。よくご相談をいただく担当者様には専用のページを作成し、過去お送りした実績もすぐにご確認いただけるようにすることも。これで過去に同じ依頼内容で映像を送ったのにな…なんてことも防げます！

映像勉強会の資料共有

また弊社では、一度取引をしたがしばらく音信が途絶えていたお客様、映像初心者のお客様、すぐに案件はないが、映像制作にご興味があるお客様に向けて映像勉強会を実施してます。

以前はPPTで行ってましたが、いつか映像を作りたいと思った時にすぐにご確認いただけるURLがあった方が良いなと思い、最近はこの勉強会でもNotionを使用してます。

勉強会前にどんなことを知りたいかヒアリングさせていただき、お客様のご要望に応じてNotionページに記載する内容は変更して、お話してます。

例えば、映像制作の一連の流れや見積もりの考え方、金額を抑えるためのポイントなど。代理店様向けにはヒアリング方法なども記載してます。

金額に関しては新規のお客様からもご質問をいただく機会が多いため、勉強会以外のページでもコピペしてご案内できるのでとても便利です！

Notionを活用して実感したメリット

当初自分の工数削減を一番の目的で始めたNotion活用ですが、勉強会に参加されたお客様のアンケートですごくわかりやすくてよかったとお褒めのお言葉をいただいたり、まとめた実績を元に、映像の自主提案をしてくださり受注に繋がったりと、良い効果を実感しています。

NotionリンクはPPTやPDFの資料よりも、ダウンロードして確認という手間が減るため、お客様の社内でも拡散されたり、代理店様がそのままリンクをエンドクライアント様に送付されたりと、ご活用いただいてます。思わぬところで私が作成したリンクをご活用いただき、お役に立てているのかなと思うと嬉しいです。

工数削減の面でも、私はお客様から依頼された参考映像提示に関して、ほぼすべてをNotionでまとめているため、検索すれば特定の映像をどんな時に提示すればわかるので、かなりスピーディーにお客様の依頼に対応できるようになりました。弊社では他のプロデューサーもNotionにまとめているため、メンバーが作ったページを参考に情報を集めることもよくあり、工数削減に繋がってます。

Notionを活用時に気をつけたいポイント

お客様によってツールは使い分ける

何かと便利なNotionですが、お客様のリテラシーによっては使い勝手が悪いと感じる場合もあります。デザイン会社さんやHP制作会社さんには喜ばれることが多いですが、お客様の性質から、会社パンフレットでの説明やPPTの資料展開の方が良いと判断することもあります。お客様にわかりやすいと感じていただけるものは何か、という観点で使用ツールを検討するのがおすすめです。

権限問題

お客様に展開する際に使用するのがページ右上にあるWebで公開ボタン。

こちらでリンク発行ができますが、2つ注意点があります。

一つ目は公開しているページ内に別ページを作成した場合、そのページも一緒に共有される、ということです。公開したくないページは未公開ページに作成することをお忘れなく！

二つ目は子ページだけ共有したつもりが、親ページがWebで公開されていたために、子ページから親ページに遡れてしまう、という落とし穴があるということ。添付画像の株式会社〇〇御中ページのみ共有したつもりでも、親となる木村ページがWeb公開されている場合、子ページのリンクから親ページに戻ることができてしまいます。

会社の信頼にも関わるので、親ページがある場合、都度Web公開されてないか確認すると安心です。

Web公開/非公開設定について、詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
絶対やるべき！Notionを活用した映像制作の案件管理【外部パートナー編】 | ZOOREL

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回はお客様向けのNotion活用法をご紹介しましたが、同じくNotion委員会のエディター石田がNotionを用いた案件管理に関して執筆しているので、よろしければご覧ください。Notionを活用して、皆さまのスムーズな営業活動と、お客様の満足度向上にお役立ていただけますと幸いです！それではNice Notionの日々を！

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