映像ベンチャーの全体会議ってどんなことをするの？

本記事では、当メディアを運営しているエレファントストーンで行われる、全体会議の目的や内容などを詳しくお伝えしていこうと思います。

エレファントストーンでは、毎月第一火曜日にエレファント会議（通称、ES会議）と呼ばれる全体会議が行われています。皆さん全体会議と聞いて、どのようなイメージがありますか？
「堅苦しい」「居心地が悪い」など、ネガティブなイメージが多いのではないでしょうか。

しかし、弊社で行われるES会議は立場の上下を問わず、自由に発言しやすい場になっています。エレファントストーンのホットトピックやニュースなど、会社の新しい情報をきちんと共有しながらも、時に笑いが起こるような賑やかな会議です。

ES会議が始まった背景

エレファントストーンでは創業当初から、対面でのコミュニケーションで報告・意思決定することを大切にしています。そのため、ES会議はまだ社員数が少ない頃から毎月一回、導入した機材の話や案件状況、気になった映像の共有など、少ない人数のなかでアットホームな雰囲気で行われてきました。

現在は50人規模の組織となり、その頃と比べると組織体制も社内制度も変化していますが、ES会議は現在も変わらず月一で開催しています。社員の人数が多くなった今でも、社員全員が毎月集まり、情報交換をしたり活動報告したりと、全体でのコミュニケーションを大切にしています。

大人数になるとどうしても堅い会議になり、かしこまってしまうこともあるかと思います。しかし、ES会議は創業当初のアットホームな雰囲気を残し、時には笑いが起こるなど和気あいあいとしています。もちろん、聞くところはしっかり耳を傾けるといった、メリハリをもって行われています。

ES会議ではどんなことを共有するのか

現在エレファントストーンは、ディレクター（2チーム）、エディター、プロデューサー、経営戦略室（2チーム）の4つの部署、6つのチームに分かれています。毎月のES会議は、社員全員が顔を合わせて各チームの進捗や業務内容の連絡事項をプレゼン形式で報告したり共有したりする場になっています。

1チームの発表時間は５分。この限られた時間の中でどのようなことを話すのか、誰が話すのかは各チームの判断に任されています。自由な形式が取られているからこそ、発表にも各チームの「個性」が出ているのが特徴です。

制作チームの発表内容

制作チームと呼ばれる、ディレクター・エディターチームはどのようなことを発表しているのかというと・・・

・チーム毎の売上状況
・納品した映像について
・業務に役立つことの共有（新しく導入された機材の使い方や注意事項、Notionを使用する上での役立ち情報、制作の効率化の方法等）
・チーム内で行っている取り組みと進捗（勉強会の実施や残業を減らす施策等）

というようなことがメイントピックになっています。制作チームは、日々どのように映像のクオリティを高めていくかを考えています。より効率的な正解を導く方法を他の社員が行なっている事例や制作体制を確認し、自分の制作方法について確認したり考えたりする場にもなっています。

プロデューサーチームの発表内容

案件の進捗・予算管理や営業などを担うプロデューサーチームでは、主に以下のことについて報告しています。

・目標数値に対する進捗
・営業施策
・今後の展望
・納品した映像についてお客様からの反応
・案件トラブル防止策

プロデューサーのポジションはお客様との接点が特に多いため、お客様の反応などを共有し、どんなアプローチをするのが良いのかなどを会社全体に知ってもらえるようなプレゼンを行っています。そうすることで、エレファントストーンの社員として、どんな対応をしていけばいいのかなどをみんなが分かるようになっています。

経営戦略室の発表内容

新規売上獲得や、会社のブランディング施策などを幅広く行う経営戦略室では、主に以下のことについて報告しています。

・全社の新規売上進捗、広告運用サービス「OTAKEBI」の新規売上進捗
・ブランディング施策
・採用状況
・マーケティング施策における取り組みについて
・社内システムやルールについて

経営戦略室は「会社の成長を創る」部署として、制作以外の側面からさまざまな施策を行っています。その取り組みは、普段の業務中だとどうしても制作チームやプロデューサーチームに届きづらい部分があります。そのため、取り組みを全社に知ってもらい、一緒に会社を創る意識をもってもらうよう発表しています。

このように、どのチームも新しい取り組みや今後の展望等をプレゼン形式で発表しています。チームごとに日々の業務における課題や結果、解決するための今後の施策等が報告され、プレゼン後には他の部署にも見える形で意見交換が行われます。普段見ることができない他の部署での活動や取り組みを、ES会議を通して知ることができます。

また、他部署の社員同士が直接交流を図ることで、会社組織におけるそれぞれの役割を共有し合い、会社をよりよくするための団結力を高める事ができます。社内で行っている様々な取り組みの報告だけではなく、会社をより良くするために新しく行いたい取り組みついての発案を自ら進んで発表することもできるため、システムやツールの導入など、個人の発案からできた社内制度やルールなどもたくさんあります。

他に発表される内容としては、役員から会社運営や制作体制にまつわる報告などがありますが、メンバー全員で情報共有しあうことで社員全員が会社の状況を把握し、今の状況に対して自分の役割は何かを自考できるようにすることを目指しています。

会議の進行方法、ファシリテーターについて

効率のよい会議を行うためには事前準備が重要です。そのため、月毎に交代制で各チームがES会議の準備を行います。さらに、担当チーム内の一人が当日のファシリテーターとして選出され、会議の司会進行を担います。時間のかかる盛り沢山な会議に見えますが、ファシリテーターが各チームや個人の発表時間を管理し、効率的に進むように努めています。

しかし、ファシリテーターは会議全体がスムーズに進むように時間管理をするだけではありません。プレゼンの内容を理解し、積極的に自分の意見を発表する立場でもあります。発表に対して積極的にリアクションをとることで、発表を聞く人たちからも意見や質問を出しやすくする役割も担っています。

このように、限られた時間の中でも効率よく会議を進め、50人規模になってもES会議を通して、会社の成長やその後の動向を社員全員が掴めるようになっています。

情報共有だけでなく、社員の成長にも繋がっている

▼創立11周年記念イベントの特別会、11期表彰の様子

ES会議では会社にまつわる情報を共有するだけでなく、社員一人一人がスキルアップできる場でもあります。

先ほどもお伝えしたように、発表のルールは持ち時間が５分ということのみ。この決められた時間を守りながら重要なことを端的に伝えることは、企画提案の際のプレゼンでも必要なスキルです。そのため、ES会議の発表はプレゼンスキルを磨く機会としても機能します。さらに、ES会議ではチーム活動を時間内に発表するだけではありません。チーム状況だけでなく、社員全員に向けて個人の活動や強みを発信できる自己PRの場でもあります。

例えばチーム活動の共有で、作品紹介をする際に「こんな技法で撮影したら、映りはこんな感じになります」といったノウハウ共有をしたり、在学中にデザインを勉強していたディレクターの関戸が、自身の活動発表に『関戸タイム』と名付け、毎月のタイトルデザインを作成したりしています。各々が、自身の取り組みや強みを生かした作品の発表などをしています。

自身の発表に対する他のメンバーの反応を見たり、質問が届いたりすることで、自分が意識していなかったことや気づいていなかった強みを発見することができます。社員個人は自分の強みに気づき、自己肯定感が高まります。さらに社員それぞれのことを少しでも知ることができれば、コミュニケーションを取りやすくなりますよね。お互いのことを知ることで、他の社員との良好な関係構築やモチベーションアップにも繋がります。

新入社員にとっても、自分は何ができるようになったのか、今後どういう仕事をしていきたいかを共有できますし、他のメンバーの活躍を聞けるため、さらなる成長意欲を高めることもできます。

最後に

誰しも、上司や同僚と話しているうちに考えが整理されたり、誰かからの指摘にヒントを得てアイディアを閃いたりする経験はあると思います。

月毎に行われるES会議は、自分の制作や業務を振り返り、より良いものを作りたい、効率よく仕事したいなどと思えるようなきっかけ作りとして機能していると思います。仕事を通して得た知識やノウハウ、業務に役立つような情報やスキルが共有されることで、組織全体のクリエイティブや価値の向上を目指しています。

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